O eixo de informação sobre as coleções aborda aquilo que mais comumente visualizamos como documentação: controle de inventário, de localização, de movimentação, catalogação; e que hoje inclui temas como: seguros, avaliação, auditoria, empréstimos, documentação retrospectiva, gestão de direito, gestão em rede e compartilhada. São desenvolvidas atividades como:
- inventário das coleções;
- reconhecimento de documentação retrospectiva dessas coleções;
- pesquisa sobre os objetos;
- catalogação;
- revisão da catalogação.
O inventário e o reconhecimento de documentação retrospectiva são realizados pelos monitores, estagiários, bolsistas e voluntários. A pesquisa e o processo de catalogação com a utilização do sistema de gestão do patrimônio móveis In Arte é realizado pelos alunos inscritos nas disciplinas Informação e Documentação Museológica I, dos Cursos de Museologia Integral e Noturno. A revisão da catalogação, pelos estagiários curriculares
Nesse processo, a pesquisa é considerada indissociável à documentação. Os alunos são estimulados a desenvolverem atividades de coleta de dados sobre a vida social dos objetos dentro e fora da universidade – fazendo uso de diferentes fontes (bibliográfica, arquivística, orais, etc).
Além disso, são promovidas esferas de diálogos. Entre elas, destacam-se: uma entre a equipe do projeto, os alunos e as Unidades Organizacionais responsáveis pela tutela do bem cultural; a segunda, entre a equipe do projeto, os alunos e os técnicos das instituições parceiras; e, a terceira, entre a equipe do projeto, os alunos e os técnicos do CNFCP/Iphan. A última, especialmente, propicia o estabelecimento de trocas de informação sobre os objetos catalogados, a fim de facilitar o processo de catalogação na UNIRIO e a revisão catalográfica no Museu de Folclore Edison Carneiro. O objetivo é que o processo de documentação e gestão dessas coleções catalogadas pelos alunos possa refletir ao menos três frentes de contexto, relacionando-se com a história:
- do contexto de produção do objeto;
- do colecionador enquanto ator social relacionado à universidade;
- da própria instituição (UNIRIO).
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(Material de apoio à monitoria, produzido em 2021: acesso ao módulo catalogação e às fichas dos objetos no sistema in arte online, cedido pela empresa Sistemas do Futuro).
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